Профессиональная архивная обработка и сдача документов в архив является непременным условием ликвидации фирм и предприятий всех форм собственности. Этот процесс выполняется в строгом соответствии с действующим законодательством и обеспечивает исполнение принятым норм и требований.
Сдача документов в архив при ликвидации содержит в себе несколько этапов. Прежде чем отправлять документацию в глав архив нужно провести тщательную ревизию по наличию и соответствию бумажной отчетности. Документы, у которых срок хранения истек, подлежат утилизации, которая производится с составлением акта об уничтожении документов.
Вторым этапом является оценка практической и научной ценности архива и переплет обработанной документации. После проведения выше перечисленных действий документы считаются подготовленными для отправки в архив и могут быть переданы в профильную организацию.
Вся документация передается по описи, фиксируется принятое количество, а также техническое состояние полученных дел. Ставится отметка в составленном акте, который отображает полный отчет о проделанной работе. Вышестоящая организация принимает на себя все полномочия о сохранности и конфиденциальности полученной информации.
Весь процесс выполняется на законных основаниях и является неотъемлемой частью закрытия предприятий и организаций. Точное соблюдение выставленных условий гарантирует полное отсутствие претензий со стороны проверяющих органов и обеспечивает юридические гарантии в случае возникновения непредвиденных ситуаций связанных с трудовой деятельностью.
Документы, подлежащие сдаче в архив
- Учредительные документы ликвидируемой организации или предприятия, в которых отображается вся информация об учредителях, производственной деятельности и органах проводящих регистрацию.
- Документы, освещающие финансовую сторону деятельности. Расчетно платежные ведомости, лицевые счета, трудовые соглашения и оплата обязательных тарифов.
- Документация о трудовой деятельности. Приказы о приеме и увольнении сотрудников, установлении окладов, премий и индексировании, назначения должностей и замене должностных лиц, приказы обо всех видах отпусков и командировках, личные дела, списки работников и трудовые контракты.
- Бумаги, удостоверяющие работу во вредных условиях и предоставляющих право на социальные льготы. Табеля и наряды, а также списки сотрудников имеющих отношение к выполнению работ на производствах в условиях вредных и опасных для здоровья.
- Документы, отображающие достижения и услуги сотрудников, журналы и списки награжденных знаками отличия и государственными наградами.
- Документация, фиксирующая производственно трудовой травматизм при несчастных случаях и форс-мажорных обстоятельствах. Акты расследований и фиксирования профессиональных заболеваний.
Обязательная архивация вышеперечисленных документов позволяет в любое время получить доступ к архивной информации, и сделать копии нужных бумаг. Такого рода документация является единственным подтверждением и основанием для начисления пенсий, а также для восстановления трудового и льготного стажа.
Точный порядок действий при передаче документов в архив, а также последующем их использовании предусматривается в предписывающем акте или приказе о ликвидации организации или предприятия. Обязанность передачи входит в компетенцию ликвидационной комиссии, которая принимает на себя все полномочия по передаче дел и документов.
Все этапы работ можно поручить профессиональным исполнителям досконально знакомых со всеми правовыми и документальными нюансами по выполнению архивных работ. Заключенный договор на обработку и оформление и сдаче в архив документации фиксируется и закрепляется в распорядительном документе.
Задача архивирования документов при ликвидации требует грамотного подхода и знаний юридических законов. Правильно выполненная архивация позволит окончательно закрыть предприятие или организацию в соответствии со всеми правовыми требованиями и нормами. Избавит от документальных несоответствий и придирок фискальных органов.
